Čas je edini in ključni vir, ki nam je vsem v zibelko položen v enaki količini: 24/7. Naša naloga je, da obrnemo čas sebi v prid, tako da poskušamo svoje prioritete prilagoditi po formuli učinkovitost = rezultat/čas. Čas je eden pomembnih dejavnikov produktivnosti podjetij, pa tudi gospodarstva kot celote.

Upravljanje s časom je pomembna prvina organizacije poslovnega procesa in ključnega pomena za večjo produktivnost in učinkovitost, kar vodi tudi v višjo dodano vrednost in boljše poslovne rezultate. Pri tem moramo zajeti celoten kontekst in se odmakniti z mikro lokacije na višjo raven ter 'helikoptersko' pogledati na učinkovitost celotnega našega makro sistema, ki mora delovati usklajeno in uravnoteženo. Lokalna učinkovitost torej ni tako bistvena, kot je ključna učinkovitost celotnega sistema oz. v našem primeru celotnega poslovnega procesa.

Uravnotežena učinkovitost je potrebna v celotnem življenjskem krogu: delo, družina, šport, družba, spanje … Enako je tudi pri učinkoviti pretočnosti proizvodov skozi proizvodni proces v podjetjih. Tudi tu naletimo na strokovnjakom znan princip, da lokalna visoka učinkovitost lahko zamaši celoten pretok proizvodov skozi podjetje. Lokalna učinkovitost namreč ustvari višek zalog, ki blokirajo transportne poti in ki blokirajo prepotrebna finančna sredstva v medskladiščnih zalogah.

Samo tisto, kar meriš, lahko tudi upravljaš
Za uspešno planiranje potrebujemo zgodovinske podatke o času, ki je bil v preteklosti potreben za izvedbo določene faze projektov ali celo za posamezne dejavnosti in naloge. Te časovne informacije nam lahko odlično služijo tudi pri drugih poslovnih nalogah, kot je npr. priprava ponudbe za nove projekte ali v pogajanjih.
Trenutno vse najboljše 'softverske' hiše zelo natančno spremljajo čas, ki ga programerji angažirajo za izdelavo določene programske funkcionalnosti in modulov. Še posebej je to ključno, ko ne gre za razvoj produkta za neznanega kupca, temveč za razvoj programske opreme po naročilu.
Spremljanje delovnega časa po projektih se izkaže kot posebej učinkovito v storitvenih panogah, kjer sta delo zaposlenih in njihov čas največja “stroška” za podjetje. Uspešno sledenje in upravljanje časa ter trud, da je čim večji del časa tudi obračunan kupcem, je za nekatera podjetja ključna skrita konkurenčna prednost.

Pot do visoke učinkovitosti in humanega ravnovesja
V informatiki čutimo, da prihaja nov val tehnologije, ki ga velja ujeti na samem vrhu, sicer lahko nepripravljene odplakne. Gre za umetno inteligenco, ki prinaša moč, da analizira in se uči na zgodovinskih podatkih ter vedno bolj uspešno napoveduje prihodnje priložnosti in nevarnosti.
Ključno in pomembno vodilo pri tem je zavedanje, da sta človek in njegov čas v središču te digitalne revolucije. Zato velja gesla, kot sta Digital by default in Digital by nature, zamenjati z Digital but Human.

Uvodnik je del članka v MQ reviji, ki izide konec aprila 2023. Tone Stanovnik, direktor Špice International bo na temo upravljanja s časom govoril na MQ treningu, ki bo v sredo, 19. aprila 2023.